Joaquín Cordua
El organigrama de Fundación Chile muestra una estructura esencialmente plana, existiendo un solo nivel jerárquico entre los jefes de proeycto y el Director General. La organización está estructurada fundamentalmente según las áreas de aplicación y no por disciplinas.
La gran independenia y autonomía que le otorga su estructura legal como corporación privada, ha sido traspasada a todo nivel dentro de su esquema organizativo. De esta manera, cada departamento,dirigido por su gerente, es en sí una unidad que goza de gran independencia en sus aspectos operativos, con una importante integración interdisciplinaria que le permite entregar toda la gama de servicios requeridos por los diversos proyectos, de la que se exceptúa, casi exclusivamente, el área de finanzas y de administración general y contable, funciones ejercidas por el Departamento de Administración y Finanzas de la institución.
En cada departamento se definen las estrategias, tácticas y acciones específicas requeridas para materializar las políticas y estrategias generales definidas por el Consejo de la Fundación. Además, se definen en ese nivel las estrategias y modalidades del marketing de los servicios ofrecidos, se preparan los presupuestos y se programan, implementan y controlan los aspectos operativos de cada proyecto.
Cuando se decide crear una empresa demostrativa, se desarrollan dentro del departamento respectivo las fases iniciales de su puesta en marcha, hasta la contratación del gerente que se hará cargo de ella. En sus primeras etapas la nueva empresa recibe también el apoyo administrativo y contable del Departamento de Administración y Finanzas de la Fundación.
A continuación resumimos las características más destacadas del modelo institucional de la Fundación Chile.
La Fundación es una institución rientada por el mercado. Esto se aplica tanto a cada actividad o proyecto específico como a las decisiones más generales. Un ejemplo de esto último fue la acertada elección de sus áreas de especialización: agroindustrial, recursos marinos y forestal. En el período 1976-90 las exportaciones chilenas totales crecieron en 40% en términos reales, mientras que las de los tres sectores de especialización de la Fundación más que se duplicaron.
En la selección de sus proyectos se da gran importancia a los estudios de mercados y una amplia red de especialistas nacionales e internacionales apoya a los profesionales de la Fundación en la identificación de oportunidades.
El nivel de la generación de ingresos influye fuertemente en que una determinada actividad sea incorporada al programa de trabajo. Con ello los clientes inciden directamente en los trabajos que se ejecutan.
La Fundación ha mostrado un alto grado de pragmatismo en su operación, utilizando una amplia gama de instrumentos para transferir y difundir tecnologías. Estos van de asistencias técnicas puntuales hasta el desarrollo de nuevos subsectores productivos mediante la creación de un conjunto de servicios y empresas demostrativas. También ha sido capaz de modificar substancialmente sus enfoques y políticas cuando ha detectado una falta de respuesta de parte del mercado.
Su estructura legal de corporación privada sin fines de lucro y la integración de su Consejo Directivo formado por igual número de personas designadas por el Gobierno de Chile y por la ITT Corporation ha permitido que la undación Chile opere con gran autonomía. El no depender de una determinada agencia de gobierno ha facilitado su independencia en materias políticas.
El haber concentrado su acción en tres áreas productivas (Agroindustrial, Forestal y de Recursos Marinos) le ha hecho más fácil lograr una alta competencia tecnológica en ellas y generar una relación de confianza con las principales empresas de cada área.
Las técnicas de gestión de la actividad tecnológica aportadas por la ITT fueron adaptadas a las condiciones en Chile y las características particulares de la Fundación. Ello permitió contar con paquetes eficientes para la programación de actividades, el control presupuestario y la gestión de personal tecnológico, incluyendo la administración por objetivos y los programas de capacitación y desarrollo ejecutivo. En particular debe destacarse la calidad del manejo de los recursos humanos de la institución.
Además de utilizar los mecanismos tradicionales de transferencia y difusión de tecnologías, (asistencia técnica, prestación de servicios, capacitación, etc.), la Fundación desarrolló y ha empleado con éxito un mecanismo nuevo. Este consiste en la creación de empresas comerciales demostrativas de las ventajas técnicas y económicas de una tecnología nueva en un medio determinado, aunque ella generalmente ya ha sido utilizada en otro país. Este modelo resulta atractivo para el sector privado porque disminuye el riesgo al permitir al empresario observar la tecnología operando en una empresa en su medio, antes de decidir invertir en ella.
Una vez que las empresas cumlieron su función demostrativa al haberse probado en la práctica las nuevas tecnologías y haberse determinado sus rentabilidades económicas, ellas son vendidas al sector privado.
Hasta la fecha la Fundación ha creado una treintena de estas empresas, seis de las cuales ya fueron traspasadas a empresarios privados.
El apoyo administrativo a la labor de la Fundación está a cargo del Departamento de Finanzas y Administración. Esta unidad tiene la responsabilidad de administrar los recursos financieros de corto plazo, los recursos humanos, procesar la información contable-financiera y proveer de los servicios generales requeridos para el funcionamiento de la institución, incluida la biblioteca. También está incluido en sus funciones el proporcionar a las empresas filiales y relacionadas, al menos durante su período de puesta en marcha, los servicios financieros, contables, de tesorería, presupuestos, importación y exportación, procesamiento de datos, compras nacionales y personal.
La importancia de un buen manejo de las inversiones de la Fundación de modo de cubrir los déficits operacionales y mantener su nivel patrimonial, llevó a crear un Departamento de Inversiones encargado de administrar los recursos, colocados tanto en inversiones financieras como en empresas filiales.
Las funciones principales de este departamento son: colaborar en el proceso de creación, seguimiento y enajenación de las empresas filiales en todos los aspectos económico-financieros. Además, estudia, administra y controla las inversiones de la Fundación en el mercado financiero, dentro de las políticas definidas por el Comité de Finanzas del Consejo Superior Directivo.
La administración de la transferenia tecnológica ocupa como herramienta básica el Plan Operacional Anual, el que, como se podrá apreciar en la breve reseña que sigue, equivale a un “Plan de Negocios”.
Cabe destacar que la Institución es muy exigente tanto en la evaluación inicial de las actividades de transferencia tecnológica que se proponen, como en el estricto seguimiento de aquellas que se aprueban y pasan a formar parte del Plan Operacional.
El instrumento básico de gestión que utiliza la Fundación es la administración por objetivos o resultados. Este sistema se aplica tanto a la administración interna y de personal como a los distintos proyectos otorgando flexibilidad operativa y permitiendo ejercer un buen control de los trabajos.
El documento base del sistema es el Plan Operacional Anual, que incluye la totalidad de los proyectos y actividades que se desarrollarán en un año dado en los diversos departamentos de la Fundación, así como también las políticas aprobadas por el Consejo y las proyecciones financieras del respectivo período.
Este documento se prepara durante los últimos meses de cada año y luego de pasar por las diversas instancias de revisión y análisis, es aprobado por el Consejo Superior Directivo para entrar a regir el 1ero. de Enero. Además, desde que se emplea la modalidad de crear empresas demostrativas, el Plan Operacional Anual cuenta con un segundo tomo de iguales características sobre las empresas filiales y coligadas.
El Plan Operacional regisra los compromisos asumidos por las diversas unidades operativas y actores del sistema, y es la fuente de información y referencia para efectuar el control y evaluación permanente de casos, unidades operativas y personas.
Se denomina caso al corte anual de un proyecto. Estos se refieren a una actividad o conjunto de actividades que tienen un objetivo claramente definido y una justificación común. Según la conveniencia operativa y organizacional de cada departamento, que es donde se definen, los casos pueden diferir mucho entre ellos.
En dos oportunidades al año, al preparar el Plan Operacional y al revisarlo a mitad de caño, cada responsable de un caso debe hacer una presentación formal y defender sus propuestas, avances y proyecciones. Esto constituye una herramienta esencial del sistema de control de gestión que permite a la Administración tomar oportunamente las medidas que requiere el buen desarrollo de los proyectos.
Una componente fundamentalde este sistema de control es la exigencia de generar informes mensuales sobre cada caso. Cada jefe de proyecto debe presentar un informe mensual detallado sobre la marcha de su proyecto, sobre los ingresos generados y los recursos usados en los diversos items de costo establecidos en el Plan Operacional.
Recursos Humanos
Fundación Chile es considerado un empleador de prestigio, y en esa calidad ha sido capaz de atraer a un grupo de destacados profesionales locales, así como también profesionales chilenos que se encontraban trabajando en el exterior. Un ejemplo reciente de esto es el Centro de Informática y tecnología, mencionado anteriormente, el cual trajo desde EE.UU. y Alemania a un grupo de profesionales chilenos (Ph.D) que se encontraban desarrollando tecnologías de punta en laboratorios y empresas de primera categoría en dichos países.
La capacidad de Fundación Chile de atraer y mantener un personal eficiente y de buena formación técnica le ha permitido conseguir altos niveles de productividad y realizar un gran volumen de actividades con un staff profesional relativamente pequeño.
Su plana directiva, constituida por su Director General y los gerentes de departamentos, sin perjuicio de tener estudios académicos superiores en áreas científicas o tecnológicas, en muchos casos de postgrado, posee espíritu comercial y de búsqueda de la rentabilidad, lo que le ha permitido a la Fundación Chile alcanzar simultáneamente buenos resultados tecnológicos y económicos.
La importancia que la Fundación da a que su personal directivo y sus jefes de proyectos tengan experiencia previa en la actividad productiva se originó en el período en que ella fue administrada por especialistas de la ITT Corporation.
Otra característica de la Fundación que le permite “extender” las capacidades de su personal es su modalidad de recurrir frecuentemente a contratos cortos de expertos tanto nacionales como extranjeros. El acceso de la Fundación a toda una extensa gama de expertos en todo el mundo gracias a su red de contactos internacionales constituye una de sus mayores ventajas competitivas. En esta forma más de un millar de especialistas han colaborado con la institución por diversos períodos de tiempo.
La Fundación considera que su capital más importante son sus profesionales, técnicos y empleados en general, por lo que desarrolla una política activa de contratación, perfeccionamiento y motivación del personal.
El empleo de un sistema de administración por objetivos conduce a una evaluación permanente del cumplimiento de metas, objetivos y resultados, permitiendo a la vez adecuar los esfuerzos de cada profesional a los intereses de la institución. Este mecanismo está coordinado con la política de fijación de sueldos y compensaciones de acuerdo con los niveles y prácticas del mercado, y contempla además el otorgar ajustes por méritos.
Todo el personal es sometido anualmente a una evaluación de desempeño, con un procedimiento estándar en la institución, en el que se compara el plan de actividades presupuestado con los logros alcanzados. Esto permite dar a conocer a los empleados lo que se espera en ellos, reconocer los logros objetivos cumplidos y darles apoyo en los aspectos más débiles de su desempeño mediante cursos u otras actividades de perfeccionamiento.
El concepto de que la excelencia profesional de su personal es el factor fundamental para el desarrollo exitoso de la institución, se refleja en las políticas de capacitación, perfeccionamiento y puesta al día del personal de la Fundación.
Con este objeto se estimula al personal a asistir a cursos, conferencias y seminarios internacionales para incrementar sus conocimientos, actualizarlos y establecer contactos personales con miembros de la comunidad internacional. De igual manera se organizan seminarios en Chile, los que cumplen además la función de promover las actividades de la Fundación entre sus clientes potenciales.
El amplio empleo de consultores externos para sus diversas actividades y proyectos, es una rica fuente de conocimiento y experiencia práctica para su propio personal.
La Fundación Chile es fundamentalmente una institución orientada al mercado, administrada con los criterios de la empresa privada.
La caracterizan la búsqueda de nuevas oportunidades basadas en la tecnología, la toma de riesgos calculados, la importancia dada al autofinanciamiento, y el convencimiento de que sólo se valoriza lo que cuesta, todos ellos elementos propios de una institución privada en una economía de mercado.
La Fundación cobra por todos los servicios que presta y otorga una gran importancia a los ingresos que pueden generarse en el momento de optar entre distintos cursos de acción. Esta situación lleva a que los clientes de la Fundación sean, en último término, los que deciden el contenido de sus programas.
Las empresas filiales creadas por la Fundación son una fuente importante de contactos y relaciones con el sector productivo que conducen a nuevos clientes. Una vez desarrollada una capacidd tecnológica en una empresa demostrativa, se genera una demanda de los empresarios que desean replicar la experiencia, convirtiéndose esto en una fuente de ingresos y de mayores actividades para la Fundación.
Otro aspecto que cabe destacar es que en los últimos años se ha implementado una política de descentralización de los servicios de manera que su provisión sea más oportuna y conveniente para los clientes, además de conseguir con ello un seguimiento más persistente de las relaciones con la industria y una mejor detección de necesidades y oportunidades. En la actualidad la Fundación cuenta con dependencias entre ciudades del sur del país: Concepción, Valdivia y Puerto Montt. A esto se agrega la presencia de las empresas demostrativas, la gran mayoría de las cuales operan en regiones.