Cultura de la información en las empresas y sectores conexos a la industria petrolera y petroquímica 2/4

Information culture in the venezuelan oil industry cluster

Arnoldo Pirela y Oswaldo Abreu

2. Interés en recabar información

Expresa un agregado del interés de las empresas por recabar información tanto sobre el contexto como sobre sus propias operaciones. Está formado por dos subindicadores sobre la base de un peso igual para ambos. Estos son:

Interés en recabar información sobre el contexto

El indicador tiene dos grandes componentes. Por una parte, apunta al medio más moderno, ágil y barato de búsqueda de información: internet. Se considera si tiene la conexión, si posee página web y para qué usa dicha conexión o facilidad. En particular se considera si la conexión es para compras en línea y como fuente de información. No se le da peso como medio de publicidad y promoción ni al uso de correo electrónico. Por la otra, se evalúa el esfuerzo de adquirir fuentes de información sobre todos los aspectos considerados en el contexto de la empresa, a saber: Tendencias macroeconómicas, Mercado nacional, Mercado internacional, Competidores, Tendencias tecnológicas, Asuntos ambientales, Tendencias organizativas modernas, Conducta de sus proveedores, Política del gobierno, Conducta de PDVSA, Conducta de otras empresas petroleras (Nuevas operadoras de la apertura) y Conducta de otros clientes no petroleros. El indicador toma en cuenta para la ponderación: la dificultad de acceso y la calidad, actualidad, seriedad y costo generalmente ofrecido por esas fuentes de información usadas por las empresas.

También se toma en cuenta el conocimiento que pose la empresa sobre programas de apoyo a la gestión competitiva o para la exportación; y se evalúan el interés en programas específicos que apuntan al desarrollo de una cultura amplia de la información en las empresas. Finalmente se evalúan las vinculaciones orgánicas con diversas cámaras o asociaciones de carácter empresarial, en el entendido que cumplen una función informativa.

Interés en recabar información sobre sus propias operaciones

Consideramos una cantidad amplia de aspectos. Desde elementos básicos, como la existencia o no de un sistema contable que permita la obtención de Balance General, Flujos de Caja y Estados de Ganancias y Perdidas. Se considera también, en el caso de existir un Sistema de Flujo de Caja la regularidad con que se puede obtener: mensual, bimensual, trimestral, semestral, anual o superior a un año. Se considera también la elaboración de presupuestos para esos mismos períodos de tiempo. Se considera si tiene una conexión para Internet, si posee página web y para que usa dicha conexión: correo electrónico, publicidad y promoción o ventas en línea. Se precisan también las áreas de la empresa (Administración, Producción, Planificación e Investigación y Desarrollo) que están dotadas de equipamiento informáticos y el tipo de hardware o software que usa. Se precisa también si la empresa ha estructurado un sistema de información para el manejo de la información relacionada con el aseguramiento de la calidad. Y se considera, en el caso afirmativo, si el sistema incluye:

1. Manual de aseguramiento de la calidad (con indicación de las áreas de la empresa que ejecutan y controlan las actividades que determinan “el ajuste” de los productos y servicios a los requerimientos del cliente
2. Manual de organización, de cargos, funciones, responsabilidades y políticas de la empresa
3. Manual de procesos y métodos de trabajo
4. Planes de calidad (prioridades, metas, objetivos y recursos)
5. Registros (especificaciones de diseño y operaciones del cliente, minutas de reuniones, modificaciones, etc.)
6. Bases de datos con información relevante para el proceso de aseguramiento de la calidad
   Directamente se aclara si la empresa registra y documenta los procesos de búsqueda de información tecnológica externa y las actividades tecnológicas desarrolladas por la empresa.

Finalmente, se evalúan problemas específicos de organización y gestión, tales como:

• Si se cuenta o no con manuales de procesos administrativos y de trabajo
• Si se cuenta o no con un manual de organización con funciones por área y cargo
• Si están definidas o no la misión y visión de la empresa, así como las metas
• La falta de información sobre las dificultades debidas a la inexistencia o dilusión de funciones en la organización del principal cliente
• La ausencia o presencia de un sistema de información que registre y soporte las actividades tecnológicas

En cada caso se pondera si la empresa considera que el problema es de poca o gran importancia o si ya lo resolvieron.

3. Uso que hace de la información

Principalmente se pondera la actividad de difusión de la información que logra recabar la empresa entre diferentes áreas de la estructura organizativa y se precisa con énfasis que tanta actividad de aprendizaje de la competencia se realiza y por qué vías se obtiene la información para tal fin. Finalmente, se precisan los atributos que la empresa considera de mayor importancia en el personal universitario y técnico superior que contrata la empresa. Se consideran en particular el mayor o menor peso que da la empresa a los atributos que contribuyen al desarrollo de una cultura de la información dentro de la empresa.

4. Disposición a aportar información a la sociedad

Este indicador toma en consideración tres aspectos: a) los problemas para completar la inscripción en registros tipo RAC, EVAEMP u otros; b) la disposición de la empresa para suministrar a los contratistas información necesaria para eventuales incidentes o accidentes que pudieran ocurrir con los productos o servicios que la empresa provee; y c) la disposición a aportar información a la sociedad medida por la cantidad de preguntas que respondió del cuestionario de este proyecto.

Indicadores cruzados

Para fines del análisis, además del uso de los indicadores antes mencionados, se realizan tres cruces básicos:

• Interés en recabar información vs. Cualidad o grado de la información
• Uso que hacen de la información vs. Cualidad o grado de la información
• Disposición a aportar información a la sociedad vs. Cualidad o grado de la información.

Estos Indicadores Cruzados además se aplican desagregando la información en atención a los tres sectores objeto del proyecto. Es decir se calculan por separado también a las empresas del (a) Sector Manufactura, del (b) Sector Consultoría e Ingeniería y del (c) Sector Construcción y Servicio en Campo.

Por último, es bueno señalar que todos los indicadores, tanto los cruzados como los directos, se pueden calcular desagregando la información para presentar los resultados de acuerdo con estos tres sectores identificados antes, o se pueden hacer agrupaciones o subagrupaciones de acuerdo con necesidades u objetivos específicos. Aspectos que no cubrimos en este informe.