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Espacios. Vol. 37 (Nº 34) Año 2016. Pág. 30

Control de inventario optimizado para una empresa de comercialización de artículos de papelería y oficina, en Puerto la Cruz Estado Anzoátegui.

Inventory control optimized for a marketing company stationery and office, Puerto la Cruz State Anzoátegui.

Mercedes ORTIZ 1; Alejandro BÁEZ Mujica; Neuman CEDEÑO Lara; Luisana RODRÍGUEZ.

Recibido: 21/06/16 • Aprobado: 04/08/2016

Contenido

1.Planteamiento del problema

2. Objetivo general

3. Metodologia

4. Modelo EOQ básico (demanda determinística)

5. Resultados finales: Niveles de Inventario de c/u de los artículos

6. Conclusiones

7. Recomendaciones

Bibliografía

1. Planteamiento del problema

La empresa H&L Distribución  2011, C.A. fundada en Junio de 2008 por la familia Rodríguez, está ubicada en Puerto La Cruz. Desde su fundación la empresa se dedica a En la actualidad la empresa está presentando problemas con el control de los inventarios, mostrando fallas en la información  referente a las existencias y a la rotación de los diferentes ítems que comercializa, además presenta un deficiente aprovechamiento de los espacios dedicados al almacenamiento. Toda esta situación tiene su origen en el crecimiento de las operaciones, tanto en volumen como a la incorporación de nuevos rubros o de presentaciones diferentes, sin que haya crecido paralelamente el área administrativa dedicada al control y seguimiento de los inventarios, trayendo como consecuencia fallas en el control de los mismos y compras inoportunas, bien sea por exceso o por déficit.  . Es por esta razón que se decide hacer un estudio minucioso del sistema actual de la empresa, y por ende se plantean algunas  interrogantes que motivan esta investigación. ¿Cómo gestionar el inventario dentro de la empresa? ¿Cómo mejorar los procesos logísticos de la papelería? ¿Qué tipo de control inventario aplicar de acuerdo a las características del sistema?

Se pretende con este estudio promover un modelo de inventario para la mejora del ciclo logístico en la organización y plantear los modelos necesarios, basándose en las limitaciones o restricciones de espacio para el almacenamiento que existe en la mencionada organización.

2. Objetivo general

Diseñar un modelo de gestión y control de inventario para el manejo de la mercancía de una empresa dedicada a la venta de artículos de papelería y oficina, ubicada en la ciudad de Puerto La Cruz Estado Anzoátegui.

3. Metodologia

La investigación planteada es de campo ya que se apoya en la información obtenida en el lugar donde se desarrolla el estudio, muchos de los conocimientos adquiridos son gracias a la interacción directa con el entorno de trabajo, administradores, despachadores,  la observación directa, encuestas y entrevistas. La información obtenida en este medio se considera como datos primarios.

De acuerdo a la naturaleza del estudio, la investigación  reúne por su nivel las características de un estudio explicativo, porque se basa en determinar cuáles son las posibles causas que originan los problemas en el sistema del ciclo logístico de la empresa, con la finalidad de  proponer planes de acciones que puedan solventar la problemática existente en la empresa.

3.1 población y muestra  

Se tomaran como objetos de estudio a dos poblaciones, las cuales están conformadas, en primer lugar por las personas que laboran en la empresa y en segundo lugar los productos que comercializa la empresa “H&L Distribución 2011, C.A”.

Según información proporcionada por el Gerente General de la empresa “H&L Distribución 2011, C.A”, esta cuenta con un total de seis  empleados; conformados por un (1) Gerente General,  una (1) Secretaria, una (1)  Administradora, una (1)  Gerente de Ventas, un (1)  Jefe de Almacén y una (1)  Despachadora. Estas personas se encuentran relacionadas con los procesos logísticos de la empresa.  No habrá selección de muestra ya que el número de población se encuentra en su mínima expresión.

En cuanto a la población de productos que ofrece la empresa, se puede decir que esta vende alrededor de mil cuatrocientos (1400) productos entre sus diferentes géneros. Sin embargo, para este estudio se tomó una muestra total de 50 productos. La selección de dichos artículos se hizo tomando en consideración su alto nivel de demanda. Cabe destacar, que esta selección se hizo de manera intencional, puesto que por razones de tiempo solo se mostrará, a través de esta selección, el procedimiento a seguir para los demás productos. Señalando que aun cuando dicha muestra no es representativa en relación a la población de los artículos en términos estadísticos, la intención es presentar a través de los 50 productos seleccionados una muestra de cálculo de aplicación del  modelo de cálculo.

3.2. Esquema de la metodología aplicada

A continuación se presenta la metodología aplicada para la investigación:

Ilustración 1 ESQUEMA DE LA METODOLOGÍA APLICADA.  

3.3. Análisis de la situación actual

De la observación directa se observa que es una empresa familiar y es manejada por su fundador y presidente, quien con base a su experiencia laboral ha logrado construir este legado, sin embargo las limitaciones en formación profesional han limitado el crecimiento planificado y organizado de esta empresa. Allí radica su principal debilidad, entre sus fortalezas podemos ubicar el alto grado de lealtad que presentan sus principales clientes,  que concentran el grueso de sus compras  en los productos ofrecidos por H&L Distribución 2011, C.A., esta lealtad se ha labrado en base a servicio y a la pronta atención y solución de los problemas y necesidades de los clientes. Entre otras debilidades debemos mencionar que la empresa no cuenta con un correcto control del inventario ya que todas las operaciones que se realizan no llevan un orden específico;  además cuenta con poco espacio para la ubicación de la mercancía, lo que implica que los productos no son almacenados correctamente y no son clasificados debidamente.

Para obtener la información necesaria y llevar a cabo el análisis se aplicaron una serie de encuestas y entrevistas a los trabajadores directamente relacionados con las actividades del ciclo logístico. Se estudiaron cada una de las etapas del sistema logístico de la Organización; las entrevistas no estructuradas, la observación directa y el análisis realizado por medio de estas técnicas, permitió conocer como son las políticas que se emplean para llevar a cabo las actividades necesarias en la gestión y manejo de artículos de papelería y oficina. De acuerdo a los resultados de la encuesta, (Ortiz,M; 2008) encontramos que  H&L Distribución  2011, C.A.,  se encuentra ubicado en rango de una organización  de Nivel Uno (1) de desarrollo. Lo cual quiere decir que se caracteriza por  realizar de manera inadecuada y sin técnicas apropiadas el control de las actividades previstas en el ciclo logístico, y además algunas de ellas no se realizan de manera adecuada, la empresa objeto de estudio no lleva un registro de la demanda real de los productos, sino, un registro de los pedidos, es decir, no cuenta con un método de inventario que le permita llevar un control adecuado de los insumos existentes en el almacén, haciendo sus pedidos de manera subjetiva. En cuanto a las actividades relacionadas con el reciclaje y tratamiento de los productos dañados o excedentes, se pudo determinar que la empresa no  lleva a cabo labores que permitan la reutilización de dichos artículos la empresa no tiene una política de reciclaje establecida, lo cual generaría un menor volumen de desechos contaminantes y por lo tanto ayudaría a disminuir las emisiones de gases de efecto invernadero que contribuyen al cambio climático global. A partir de este momento empezamos a generar la propuesta de cambio del sistema logístico, basándonos en la metodología ya indicada.

3.4. Recolección, obtención y analisis de los datos de la demanda.

Los datos históricos de la venta de los artículos en estudio, fueron obtenidos de los registros de ventas de la organización, dicho registro fue suministrado por el Presidente de la empresa H&L Distribución 2011 C.A. para éste estudio, se tomó en cuenta el registro de las ventas del último año, es decir desde el mes de Enero del año 2012, hasta el mes de Diciembre de 2012. Debemos aquí aclarar que usaremos datos del consumo, en ligar de la demanda con aproximación a estos ya que la empresa no tiene registros sobre su demanda.

A continuación proporcionaremos un criterio que permite definir si la demanda es probabilística o determinística, para llevar a cabo esta clasificación usaremos el coeficiente de variabilidad (CV) quien no es más que un indicador de la variabilidad que posee la demanda del producto, el criterio al cual está  unido el coeficiente de variabilidad es el siguiente: Si el CV ≤ 0,20 la demanda es Determinística; Si el CV > 0,20 la demanda es Probabilística. El resultado de este análisis se presenta en la tabla siguiente.

Tabla 1. Datos del CV de la demanda de los productos en estudio

El criterio que se utilizó para determinar los métodos de pronóstico de la demanda de los artículos de papelería y oficina  fue el siguiente:

1. En primer lugar se determinó el comportamiento de los datos históricos de cada producto, mediante el coeficiente de  variabilidad de los mismos. En la tabla.1 se muestra el resultado obtenido del comportamiento de la  demanda de todos los artículos.
2. Posteriormente, se graficaron los datos de la demanda histórica de cada artículo en cuestión, con la finalidad de detectar, los componentes esenciales de la serie de los datos de la demanda Luego se seleccionó el método de pronóstico para las series de datos, basándose en los resultados de un programa, el software utilizado para dicha selección fue el Risk Simulator 2011, el cual hace un análisis de series de tiempo utilizando los métodos de Promedio Móvil Simple, Promedio Móvil Ponderado, Suavizamiento Exponencial Simple, Suavizamiento Exponencial Doble, Aditivo Estacional,  Multiplicativo Estacional, Aditivo de Holt-Winter, Multiplicativo de Holt-Winter.

Análisis estadístico de la Demanda probabilística de los productos 

Una vez conocidos cuales productos presentan un comportamiento de demanda probabilística es necesario determinar a qué tipo de distribución de probabilidad se ajustan los datos para darles el tratamiento adecuado.

Para ello se utilizó el software Risk Simulator y de esta manera saber a cuál tipo de distribución pertenece cada artículo. Se muestra a continuación en la siguiente tabla los resultados arrojados por el Software.

Tabla 2. Resultados del Análisis Estadístico de los productos con Demanda Probabilística por el Software

Fuente: Propia

3.5. Clasificación ABC

En la empresa ·H&L Distribución 2011 C:A de Puerto La Cruz existe una extensa gama de productos en el área de papelería y artículo de oficina de los cuales cierto grupo presenta mayor demanda, es por ello que haciendo uso de la clasificación ABC se determinaron cuáles son los ítems más importante para esta organización. Para la aplicación de este método se tomará en cuenta una muestra de 50 productos pertenecientes al inventario de dicha empresa, se pretende determinar cuáles de los productos requiere un control más riguroso en el sistema de gestión y control de inventarios, para evitar incurrir en escasez que incide negativamente tanto en los costos de almacenamiento como en la satisfacción de los consumidores finales, se escoge esta muestra intencional a fin de ilustrar el procedimiento que la empresa debe seguir `para la totalidad de los artículos.

Tabla 4  Clasificación ABC por Valor de Uso.

Fuente: Propia

A continuación la Tabla 5 se puede observar de forma resumida los resultados de la clasificación realizada a los productos bajo estudio.

Tabla 5 Resumen de Clasificación ABC por valor de uso

Fuente: Propia

1. Los artículos Tipo A ocupan el 36,00% de los productos totales, con un porcentaje de valor de uso 79,39%, de lo que se pudo concluir la misma no refleja ser una cantidad considerable del total del inventario ya que su uso es frecuente y es necesario una mayor inversión por parte de la empresa.
2. Los artículos de Tipo B representan el 30,00% de los productos, con una utilización del 15,52, son artículos de volumen moderados.
3. Los artículos Tipo C ocupan el 34,00% de los productos y el 5,09% de la utilización de los mismos, por lo que se concluyó que son artículos de lento desplazamiento y bajo volumen.

Partiendo de este contexto, y tomando en consideración que el 66% de productos pertenecen a la clase A y clase B cuya demanda muestra un comportamiento determinístico también hay q señalar que existen algunos artículos con comportamiento probabilístico; por lo tanto se propone un Modelo de cantidad fija Q* o modelo EOQ para los artículos q presentan demanda determinística y el Modelo EQQ Probabilístico para los productos de dicho comportamiento, el cual permite determinar una cantidad específica Q* por pedir, estableciendo así con este Modelo que se ejerza mayor control en dichos artículos, en cuanto al 34% restante de los productos que corresponden a la clase C cuya demanda también demuestra un comportamiento determinístico y otros probabilístico;  y a pesar de que estos artículos no ameritan un control riguroso es conveniente indicar que para efecto de esta investigación,  se aplicará ambos modelos mencionados a todos los artículos objeto de estudio de la empresa.

3.6. Análisis del tiempo de reposición

El tiempo de reposición se refiere al tiempo que transcurre entre la detección de necesidades de adquirir una cierta cantidad de un artículo o producto y el momento en que llega este físicamente al almacén. Teniendo en cuenta que la empresa no cuenta con un debido registro para hacer el respectivo análisis se pudo conocer que los proveedores de H&L Distribución 2011 C.A.  Una vez que los directivos de la empresa le hacen el pedido, este entrega lo solicitado a los 5 días después de realizado el pedido.  Lo dicho anteriormente   fue una información suministrada por la Secretaria de la empresa H&L Distribución 2011 C.A; de manera estimada ya que no poseen datos en la empresa para corroborar el comportamiento del tiempo de entrega. Sin embargo reportan que es bastante confiable el plazo de entrega.

3.7. Determinación de los costos de inventario

Lo primero que debe llevarse a cabo es el cálculo de los costos en los que se incurre con el inventario. La Administradora de la empresa, fue la encargada de suministrar todos los costos en los que incurre la empresa de acuerdo a las pautas del modelo seleccionado..

4. Modelo EOQ básico (demanda determinística)

Se propone la aplicación del modelo EOQ Básico a la totalidad de los productos ya que las condiciones de estos artículos se adecúan a las premisas de este modelo  y que la empresa quiere contar con este modelo para programar sus compras, más la idea de la clasificación fue siempre la de discriminar por tipo de productos el tipo de modelo de acuerdo a su importancia relativa. ,

Los datos que se requieren para la aplicación del modelo son los siguientes

CA: Costo de Adquisición

CH: Costo de Mantener una unidad en inventario en u año

Co: Costo de Ordenar un pedido

p: Precio unitario del producto i.

i: Tasa de Interés

Q*: Tamaño Económico del lote (Q*) o cantidad óptima de pedido

CTA: Costo Total Anual del inventario
R: punto de Reorden

 Los resultados se muestran en la siguiente tabla:

Tabla 6 Resultados de las políticas de inventario del Modelo EOQ Determinístico

Fuente: Propia.

4.1. Aplicación modelo de inventario eoq básico probabilistico:

 Partiendo de la propuesta de que los productos objeto de estudio deben controlarse mediante un inventario de seguridad con la finalidad de manejar un nivel de reserva de seguridad que cubra las expectativas planteadas ante la presencia del comportamiento aleatorio. Sabiendo que el tiempo de entrega de los pedidos de estos productos es de unos (5) días. La política del modelo antes mencionado requiere ordenar una cantidad óptima cada vez que el inventario caiga al nivel del punto de reorden, el cual es una función del tiempo de entrega, entre colocar y recibir un pedido. Además no se permiten faltantes en la demanda.

El modelo de inventario EOQ básico para demanda probabilística asume las siguientes suposiciones:

1. Debe usarse una política (R, Q), donde las decisiones que deben tomarse son las selecciones de R y Q.
2. Existe un tiempo de entrega entre la colocación de una orden y la recepción de la cantidad ordenada.
3. La demanda para retirar unidades del inventario y venderlas durante este tiempo de entrega es incierta. Sin embargo, se conoce o se puede estimar la distribución de probabilidad de la demanda.
4. Se incurre en un costo de preparación cada vez que se coloca una orden.
5. Se incurre en un costo de mantener por cada unidad en inventario por unidad de tiempo.
6. Cada aplicación se refiere a un solo producto. Lo que significa que no se puede incluir dos o más a la vez.

El nivel inventario de seguridad, el punto de reorden y la cantidad de pedido para este modelo, se calcula mediante la siguiente fórmula:

Determinándose el costo total anual asociado a este modelo de inventario de la siguiente manera:

    Ó     

Los resultados obtenidos fueron:

Una vez calculado la Cantidad óptima para cada uno de los artículos manejados por la empresa. Y teniendo presente que la empresa presenta un límite de almacén, se aplicará el “Modelo de inventario EQQ con Restricciones” en  el cual se evalúan dichas cantidades óptimas ya estimadas, y así determinar si los artículos caben o no en el almacén, de no ser así, se dice que la restricción es activa y se procede a aplicar el respectivo modelo.

Condiciones del Modelo EQQ con Restricciones:

Cuando la restricción no es activa se pueden pedir la Q* unidades obtenidas. En caso contrario estas Q* se deben ajustar a las restricciones.

La empresa tiene restricción de almacén y no sobre el capital a invertir, se disponen de varios depósitos pequeños, en total son cinco de 15.40 m2 c/u; para mejor control se utilizará cuatro (4) de ellos para los artículos que presentan un comportamiento Determinístico lo que equivale a un almacén de 61,60 m2. Ahora evaluaremos si la restricción de área es activa o no para dichos artículos, esto se realiza multiplicando la cantidad óptima obtenida para cada producto por el área que ocupa cada producto.

Tabla 9  Cantidad Óptima a Ordenar de c/u de los artículos Determinístico  y el área que ocupan

Fuente: Propia

Por lo tanto la restricción es activa, es decir que los artículos no caben en el almacén, la cantidad necesaria para almacenar es mayor que el espacio, por lo tanto se desarrollará el algoritmo recursivo para encontrar un intervalo donde se encuentre el valor de la restricción.

4.2. Modelo De Cantidad Economica De Pedidos (Eqq) Con Restricciones.

Cuando la restricción es activa el costo total para un periodo de planeación estará definido por la siguiente ecuación.

λ  = Valor variable
ai = Área que ocupa un artículo i

Como la restricción es activa, entonces se desarrollará el algoritmo recursivo para encontrar un intervalo donde se encuentre el valor de la restricción.

La cantidad óptima se determinará por la siguiente ecuación.

4.3. Aplicación Modelo De Inventario Eoq Con Restricciones A Los Artículos Determinístico:

Artículo: Papel Bond  N°:3  Tipo: A

 Cantidad Optima de Pedido

            El valor de λ  estará tomando diferentes valores hasta que se encuentre el intervalo que cumpla dicha restricción. 

Se hicieron varias iteraciones con diferentes valores de λ, obteniéndose el resultado final con (λ= 0,025)

Tabla 10  Cantidad Óptima a Ordenar de c/u de los artículos Determinístico y el área que ocupan con (λ= 0,025)

Como se pudo observar en los cálculos anteriores, las cantidades óptimas para cada producto serán las obtenidas con   λ: 0,025 ya que se utiliza la máxima capacidad del almacén y no vulnera el límite.

4.4. Aplicación Modelo De Inventario Eoq Con Restricciones A Los Artículos Probabilístico.

Se realizará la aplicación del modelo para los artículos Probabilístico pero con un almacén  de 15.40 m2. Se evalúan dichas cantidades óptimas ya estimadas, tomando también en consideración el stock de seguridad de cada artículo, pues dicho inventario representa el volumen de existencias que se tiene en el almacén, por encima de lo que normalmente se espera necesitar para hacer frente a las fluctuaciones en exceso de demanda o a retrasos imprevistos en la entrega de los pedidos. Tomando en cuenta todo esto se determinará si la restricción es activa o no, es decir, si no vulnera el límite del almacén.

Se seleccionó un producto al azar que tiene dicho comportamiento:

Artículo: Sobre Manila Oficio N°:17 Tipo: A

Q*:21 Bultos/ped

Inv Seg: 2

Punto de Reorden: 6 Bultos

Fuente: Propia.

En la figura se observa como el nivel de existencias baja hasta el punto de pedido, se gestiona un nuevo pedido. El tiempo que transcurre entre la emisión del pedido y el recibimiento físico de los productos es el plazo de aprovisionamiento, es decir, el tiempo que tarda el proveedor en entregar la mercancía, el cual es conocido. Mientras la empresa aguarda a que se le entregue el pedido, el nivel de existencias baja (sin llegar a ser más bajo que el stock de seguridad) hasta que lo recibe, tomando en cuenta así el espacio que tiene los artículos en reserva y el área que ocupará el nuevo pedido para el respectivo almacenamiento.

Tabla 11 Cantidad Óptima a Ordenar de c/u de los artículos Probabilístico

Fuente: Propia

De acuerdo a los resultados indica que la restricción es activa por lo tanto se desarrollará el algoritmo recursivo para localizar un intervalo donde se encuentre el valor de la restricción.

En primera instancia se hacen los cálculos por tanteo con un λ= 1, luego con λ= 1.5, λ= 1.75, resultando que para este último valor, se utiliza la máxima capacidad del almacén y no vulnera el límite.

5. Resultados finales: Niveles de Inventario de c/u de los artículos

A continuación se mostrara todos los artículos con su respectivo nivel de inventario

Tabla 12 Niveles de Inventario de los Artículos Probabilístico

Fuente: Propia.

Tabla 13 Niveles de Inventario de los Artículos Determinístico

Fuente: Propia.

6. Conclusiones

Mediante la recopilación de información se realizó un análisis de la situación actual de la papelería y se identificaron los focos problemáticos que afectan al inventario, confirmándose que de adoptar políticas de inventarios bajo modelos matemáticos no había capacidad de almacenamiento para todos los artículos.

El resultado de la encuesta del ciclo logístico aplicada a la papelería  dio como resultado nivel 1; esto implica una falta de planificación de las actividades además de no poseer el conocimiento necesario para llevar a cabo la gestión logística, es decir las gestiones se ejecutan por reacción cada dificultad y no como decisiones analizadas que buscan minimizar los costos, en inventarios por lo menos.

A través del análisis ABC para la clasificación de los productos, se determinó que de los 50 artículos; 18 de ellos son del tipo A;  que viene representando un  36%, mientras que a los productos de la clase B se encuentran un total de 15 productos,  que constituyen el 30% le y el resto de los productos, es decir 17 artículos que corresponde a los del tipo C y representan el 34%. De acuerdo con esta clasificación podrían aplicarse modelos diferentes a cada tipo, pero una vez sensibilizados en torno alos costos la gerencia determino por no requerir de una gran inversión en ello, optimizar todos los productos, siempre y cuando se respetaran las restricciones de espacio ya que de lo contrario se requeriría una inversión adicional.

Los modelos aplicados EOQ o determinístico, EOQ probabilístico y el EOQ con restricciones en conjunto permitieron obtener una respuesta optima al problema planteado, tales resultados se evidencian en las tablas 12 y 13 de este estudio .

7. Recomendaciones  

Implementar el modelo propuesto para el control de inventarios de los productos seleccionados en los sistemas automáticos de control de inventario a fin de poder hacer nuevas compras en el punto de reoorden y mantener los volumenens planificados en almacen.

Llevar un registro de la demanda de los productos de la empresa para una mejor aproximación a la demanda real.

Extender el análisis  ABC a todos los productos a fin de determinar políticas similares para los productos que lo ameriten.

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1. Email: mercedesortiz04@yahoo.es